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Dobra Empresarial ver. 7

Módulos

Introducción

Los negocios de tamaño pequeño o gran tamaño, requieren gestionar de manera eficiente y organizada todas las etapas de sus operaciones:

  • Fact. de productos y servicios
  • Crédito y Cobranzas
  • Cajas y Bancos
  • Compras de prods. y suministros
  • Activos Fijos
  • Servicios de terceros
  • Pagos a proveedores
  • Retenciones en la fuente
  • Notas de crédito
  • Pagos a empleados
  • Toma de inventarios
  • Impuestos y Anexos
  • Estados financieros
  • Etc.

Para esta gestión eficiente existe Dobra Empresarial, que le da el control de sus operaciones en un solo software integrado, ahorrando tiempos de ejecución y de resultados. El sistema utiliza formularios precargados con información básica y el usuario solo completa lo que falta.

Actualiza automáticamente la contabilidad de la empresa, genera el asiento diario, mayores de cuenta, balance general y estados de resultados, brindando información financiera en tiempo real con cada operación efectuada en cualquier departamento o sucursal.
Al mismo tiempo, actualiza los estados de cuenta por cobrar, por pagar, inventarios, bancos, cajas, empleados, etc., dependiendo del área operativa al que corresponda dicha transacción.

Otra característica del sistema es que maneja códigos de barra para productos, suministros y activos fijos, generando mayor confiabilidad y control. Incluso genera e imprime sus propios códigos de barra para trabajar con productos que por su naturaleza, no lo tienen incorporado.

Interactúa con diferentes tipos de software de equipos y servicios como relojes biométricos, balanzas electrónicas, internexo bancario, tarjetas de crédito, débito y otros. Presentando, para cada caso, soluciones apropiadas a la necesidad del negocio.

Dobra Empresarial puede manejar sucursales y departamentos u oficinas ubicadas en cualquier parte del país y/o del exterior, y tener al instante los reportes de lo que sucede fuera de la matriz. Esto es posible porque el software está diseñado para responder a la necesidad empresarial de información actualizada o en línea, aprovechando la red interna o la tecnología del Internet.

Si es un grupo empresarial, con distintas razones sociales o giros de negocio, el sistema le permite manejar con absoluta independencia cada una de las empresas o negocios del grupo.
El usuario es autorizado mediante claves y permisos a acceder a las empresas y dentro de ellas a los formularios y procesos que son parte de su trabajo diario. Adicionalmente, la información financiera de la empresa, de clientes, de proveedores, se reserva y no se muestra si su permiso no lo incluye.

Sea que usted venda productos o venda servicios o ambos, Dobra Empresarial tiene las diferentes alternativas para su tipo de negocio.
Por ejemplo, el sistema le ofrece Facturación en punto de venta, una modalidad que le permite tener puntos de facturación individuales o Cajas en su Almacén o almacenes o Sucursales, sean que estas se encuentren en la misma ciudad o en distintas ciudades del País.

En cada punto de venta o Caja, el usuario puede, principalmente, emitir facturas y cobrar las mismas aplicando los diferentes medios de pago como efectivo, cheque, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, dinero electrónico, etc.
El punto de venta controla el stock de mercadería, el límite de crédito del cliente, el monto máximo legal para facturar a consumidor final, el monto máximo a mantener de efectivo en caja, los retiros de dinero y el informe de cierre al final de la jornada del usuario. También permite crear nuevos clientes, controlar las devoluciones de productos, controlar anulaciones, cargar la información de facturas anuladas como nueva factura.
La facturación en el punto de venta puede realizarse a través de Lectores de códigos de barra o por códigos internos o por búsqueda de nombre del producto o servicio.
En el punto de venta también se puede realizar cotizaciones y cobranzas por deudas de clientes.
La pantalla de punto de venta se visualiza de la siguiente manera:


Cuando las empresas atienden ventas al por mayor, Dobra Empresarial tiene la modalidad de Facturación a crédito como opción principal. En ella, todas las ventas se cargan directamente a la cuenta individualizada de cada cliente, controlando los límites de crédito en cuanto al monto, días de vencimiento, número de facturas pendientes, etc.
Si se desea un mayor control, este módulo le permite generar Órdenes de venta que tienen que ser aprobadas por cierto nivel autorizado, definido por la empresa, antes de ser facturadas y despachada la mercadería al cliente.
Similar que en el Punto de venta, en Factura de venta, Dobra Empresarial controla stock de mercadería, edita y crea nuevos clientes, controla las devoluciones de productos y anulaciones de facturas. También se pueden realizar cotizaciones y cobranzas por deudas de clientes.
Las secuencias de las facturas se pueden programar para que su numeración sea ingresada manual o automáticamente, según la necesidad de cada cliente, conforme a su tipo de negocio.
Todas estas opciones de Punto de venta o Factura de venta y en general de todos los módulos del sistema, son controladas por la Gerencia de la empresa, la que define –a través de permisos de usuario- a quién se le otorga qué permiso u opción.

Facturación de Servicios

Sea por medio del Punto de venta o por Factura de venta, el sistema le permite facturar y cobrar los servicios empresariales o personales de cualquier tipo, por ejemplo, servicios de seguridad, limpieza, mensajería, legales, de representación, aduaneros, técnicos, de mantenimiento, restaurantes, bares, servicios educativos, de construcción, fumigación, inspección, etc.
Usted crea en el sistema los distintos rubros de servicio que van a ser facturados y le puede agregar la descripción o explicación que necesite o quiera. También puede realizar una facturación masiva si los servicios que ofrece su empresa son recurrentes, por períodos mensuales, de tal manera que en un solo paso puede facturar a cientos o miles de clientes.
Consulte por los módulos de facturación y otros, para Centros educativos, Empresas constructoras, Restaurantes, Servicios aduaneros y Administración de Condominios (centros comerciales, oficinas, departamentos, villas o mixtos).

¿Qué es un comprobante electrónico?

Un comprobante electrónico es un documento digital que reemplaza a los comprobantes físicos con garantía legal de la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, para lo cual requiere estar firmado electrónicamente.

Sea que usted venda productos o venda servicios o ambos, Dobra Empresarial tiene las diferentes alternativas para su tipo de negocio.
Por ejemplo, el sistema le ofrece Facturación en punto de venta, una modalidad que le permite tener puntos de facturación individuales o Cajas en su Almacén o almacenes o Sucursales, sean que estas se encuentren en la misma ciudad o en distintas ciudades del País.

En cada punto de venta o Caja, el usuario puede, principalmente, emitir facturas y cobrar las mismas aplicando los diferentes medios de pago como efectivo, cheque, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, dinero electrónico, etc.
El punto de venta controla el stock de mercadería, el límite de crédito del cliente, el monto máximo legal para facturar a consumidor final, el monto máximo a mantener de efectivo en caja, los retiros de dinero y el informe de cierre al final de la jornada del usuario. También permite crear nuevos clientes, controlar las devoluciones de productos, controlar anulaciones, cargar la información de facturas anuladas como nueva factura.
La facturación en el punto de venta puede realizarse a través de Lectores de códigos de barra o por códigos internos o por búsqueda de nombre del producto o servicio.
En el punto de venta también se puede realizar cotizaciones y cobranzas por deudas de clientes.
La pantalla de punto de venta se visualiza de la siguiente manera:


Cuando las empresas atienden ventas al por mayor, Dobra Empresarial tiene la modalidad de Facturación a crédito como opción principal. En ella, todas las ventas se cargan directamente a la cuenta individualizada de cada cliente, controlando los límites de crédito en cuanto al monto, días de vencimiento, número de facturas pendientes, etc.
Si se desea un mayor control, este módulo le permite generar Órdenes de venta que tienen que ser aprobadas por cierto nivel autorizado, definido por la empresa, antes de ser facturadas y despachada la mercadería al cliente.
Similar que en el Punto de venta, en Factura de venta, Dobra Empresarial controla stock de mercadería, edita y crea nuevos clientes, controla las devoluciones de productos y anulaciones de facturas. También se pueden realizar cotizaciones y cobranzas por deudas de clientes.
Las secuencias de las facturas se pueden programar para que su numeración sea ingresada manual o automáticamente, según la necesidad de cada cliente, conforme a su tipo de negocio.
Todas estas opciones de Punto de venta o Factura de venta y en general de todos los módulos del sistema, son controladas por la Gerencia de la empresa, la que define –a través de permisos de usuario- a quién se le otorga qué permiso u opción.

Facturación de Servicios

Sea por medio del Punto de venta o por Factura de venta, el sistema le permite facturar y cobrar los servicios empresariales o personales de cualquier tipo, por ejemplo, servicios de seguridad, limpieza, mensajería, legales, de representación, aduaneros, técnicos, de mantenimiento, restaurantes, bares, servicios educativos, de construcción, fumigación, inspección, etc.
Usted crea en el sistema los distintos rubros de servicio que van a ser facturados y le puede agregar la descripción o explicación que necesite o quiera. También puede realizar una facturación masiva si los servicios que ofrece su empresa son recurrentes, por períodos mensuales, de tal manera que en un solo paso puede facturar a cientos o miles de clientes.
Consulte por los módulos de facturación y otros, para Centros educativos, Empresas constructoras, Restaurantes, Servicios aduaneros y Administración de Condominios (centros comerciales, oficinas, departamentos, villas o mixtos).

Beneficios del uso de comprobantes electrónicos

  • Tiene la misma validez que los documentos físicos.
  • Reduce los tiempos y uso de recurso humano para el envío de comprobantes.
  • Ahorro en el gasto de papelería física (imprenta) y reduce el gasto y empleo de recursos en archivos físicos.
  • Contribuye al medio ambiente, debido al ahorro de papel y tintas de impresión.
  • Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
  • Menor probabilidad de falsificación.
  • Procesos administrativos más rápidos y eficientes.

¿Qué documentos pueden ser emitidos electrónicamente?

  • Facturas
  • Notas de crédito
  • Notas de débito
  • Comprobantes de retención
  • Guías de remisión

Sistema de Compras

El sistema de compras se divide en dos, compra de productos que después van a ser vendidos (inventarios) y compra de productos para ser utilizados por la empresa, como por ejemplo papelería, accesorios, herramientas pequeñas, artículos de limpieza, etc. En otras palabras, productos que se destinan al consumo.

En esta categoría entran también los servicios que consume la empresa, tales como mantenimiento, publicidad, asesorías, servicios legales, internet, telefonía, hospedaje, pasajes aéreos, etc.

En cuanto a compras de inventarios, Dobra Empresarial abre un formulario llamado Factura de compra en el que se puede cargar los datos del proveedor de dos maneras, dependiendo si la factura que vamos a registrar es factura física o electrónica. En el primer caso se escribe el nombre del proveedor o parte de él o su código y automáticamente se llena toda la información requerida del mismo. En el caso de Factura electrónica se carga el archivo XML recibido del proveedor y listo.

Luego de esto, se procede a llenar los ítems adquiridos según las cantidades y precios. Si estos últimos han variado respecto a la compra anterior, el sistema le ofrece la opción de actualizar sus precios de venta automáticamente en todos los ítems o en los que se seleccione.


Sistema de Importaciones (Pedidos)

El sistema Dobra es capaz de llevar los pedidos en metodos de Importacion. El módulo de Importaciones está diseñado para administrar la operación logística, controlar, liquidar y hacer el seguimiento de las compras internacionales cumpliendo con estándares de la legislación internacional.
El ERP controla la planeación y proyección de la importación (en tiempos y costos), generación del pedido, consolidación en operaciones y documento de embarque, factura, nacionalización, gastos, liquidación, entrega en destino final y reembolso o pago de la misma., Adicionalmente permite definir y acumular los gastos que serán parte del costo de los artículos y hacer el cálculo de los impuestos respectivos con conexiones abiertas para los módulos de Inventarios, Compras, Cuentas por Pagar.


Sistema de Importaciones (Liquidacion)

El Documento comprobante de egreso permite realizar un Comprobante de Egreso. Aquí se registran todos los gastos por impuestos y demás gastos arancelarios de la Nota de Importación.

Producción

Proporciona herramientas para controlar las etapas de producción. Orden de Producción, Notas de Utilización de Materias Primas, Liquidación de Servicios, Liquidación de Mano de Obra, Mantenimiento de Recetas de Materias Primas, Contabilización automática, integración al módulo de Empleados, Compras, Ventas e Inventarios. Ademas, tiene su propio modulo de:
  • Mantenimiento
  • Documentos
  • Informes



Orden de Producción

Uno de los modulos que tiene producción es generar una orden de la misma con los productos ya registados, tambien agregando la fecha,cantidad, etc.

Cobranza

Dobra registra cada pago del cliente en un comprobando de ingreso en el que solo escoges el cliente que está haciendo el pago y el sistema presenta las deudas que tiene el cliente de conformidad al histórico de las facturas. En el mismo documento puede cobrar de una o varias facturas a la vez o recibir solo un abono. Desde aquí se puede emitir un recibo de pago. Aquí también se puede registrar los anticipos de nuestros clientes. En este modulo de Cobranzas podemos ver que requiere del Producto Elaborado


Pagos

Los pagos a proveedores se hacen en el módulo acreedores-comprobantes de egreso. Dobra registra cada pago del cliente en un comprobando de ingreso en el que solo escoges el proveedores que está haciendo el pago y el sistema presenta las deudas que tiene el proveedores de conformidad al histórico de las facturas.
En el mismo documento puede cobrar de una o varias facturas a la vez o recibir solo un abono. Desde aquí se puede emitir un recibo de pago. Aquí también se puede registrar los anticipos de nuestros proveedores.


Inventario

El Módulo de Inventario de Mercaderías y Servicios proporciona las herramientas para dar Mantenimiento al catálogo de Inventarios de la Empresa, Ingresar los documentos relacionados con el manejo del Inventario, Consultas y Reportes sobre las utilidades obtenidas por productos y Procesos especiales como las Listas de Precios, etc.
El Auxiliar de Inventarios corresponde al grupo de Cuentas de Activo Corriente Realizable del Plan de Cuentas , sin embargo, DOBRA® permite que el usuario relacione cada Producto con una cuenta distinta del Plan de Cuentas.
Además de la cuenta de Mayor, cada ítem de inventario posee tres cuentas adicionales, entonces, las cuentas que se pueden asignar a un producto de inventario son:

  • Cuenta de Mayor | Corresponde a la Cuenta de Activo Corriente Realizable.
  • Cuenta de Ventas | Corresponde a la cuenta Ingreso por Venta de Mercaderías o Ingresos por Servicios
  • Cuenta de Costos | Corresponde a la cuenta de Costos de Venta de Mercaderías.
  • Cuenta de Ingreso Adicional | Recargo por un Servicio Adicional en la Venta del ítem. Ej.: Transporte.

Informe Financiero y contable

Los reportes financieros principales como son El estado de Resultado y el Estado de situación (balance general) se pueden obtener en dos modalidades, en el caso de estado de resultado se escoge el rango de fecha desde y hasta y se decide si va a presentarse acumulativamente o comparativamente en forma mes por mes.
En el caso de balance general que siempre refleja datos acumulados puede obtenerse con corte a una fecha determinada (Deseada) o con presentación comparativa de mes por mes entre un rango de fecha desde hasta. En el podemos ver:
  • Saldos
  • Cuentas
  • Balances
  • Flujos de cajas
  • Indices Financieros
  • Plan de cuentas
  • Balance entre sucursales
  • Balances de comprobación

Declaraciones Financieras y Anexos


El sistema Dobra tiene varios reportes informes en los que se presenten la información de ventas, compras, retenciones, IVA, impuesto a la renta, sean de clientes o acreedores, los que nos permiten consolidar la información necesaria para las declaraciones mensuales de IVA.
Actualmente con la necesidad de presentar el Anexo transaccional simplificado (ATS) Dobra sistematiza toda la información de venta, compras, IVA y retenciones en un solo archivo tipo XML, el mismo que tiene las características técnicas para validarse por el por el DIMN Anexos.
Este es el favorito de los contadores.

Gestion Academica

El Módulo Académico tiene dos propósitos: el control de las transacciones financieras de emisión de planillas, cobros a estudiantes y contabilización de las operaciones y, la administración y registro de las diferentes actividades académicas de los estudiantes y profesores, registro de actas de calificaciones, planificación de horarios, etc.


Administracíon Academica

Manejar una institucion requiere de muchos campos los cueles abarcan cursos, profesores, estudiantes, representantes, etc. El sistema Dobra te regularisa y distribuye le información de cada campo requerido por la intitución

Nomina

El módulo de nómina permite la gestión de los roles de pago al personal de la empresa, el registro de préstamos, los descuento del IESS, descuentos por compras a la empresa, débitos por multas y pagos a terceros.
Los roles se presentan de manera general e individual por cada empleado. En este módulo se puede realizar las liquidaciones y pagos del décimo tercero y decimocuarto sueldo, liquidación de vacaciones y utilidades.

Activos Fijos

Controla un Catálogo de los Activos Fijos de la Empresa con opciones para establecer políticas de contabilización, compra, asignación departamental con informes de movimientos de activos, transferencias, custodias, etc. Incorpora procesos de cálculo de depreciación con contabilización automática.
El Módulo de Activos Fijos sirve para administrar los activos de ciclo largo destinado a la actividad productiva y cuenta con modulo de:
  • Mantenimiento
  • Documentos
  • Procesos
  • Informes
En este podemos ver Documentos como son las Facturas, Notas de ingreso, Asignaciones y Depreciaciones

Suministros

Los suministros son herramientas que abarcan los recursos que sostiene la empresa en base a la materia que implementa, los gastos en asume, las deudas que necesita pagar, etc.
Cuando se habla de suministro se hace referencia al acto y consecuencia de suministrar. El término menciona tanto a la provisión de víveres o utensilios como a los objetos y efectos que se han suministrado.
En el podemos encontrar Documentaciones las cuales son:
  • Ordenes de compra
  • Facturas de compra
  • Liquidación
  • Devolución
  • Nota de Ingreso
  • Nota de Egreso
  • Toma Fisica
  • Consumo

Liquidación de Cobros con Tarjeta


1.- El pago de una deuda de clientes, también puede hacerse con tarjeta de crédito. En este caso, en Clientes-Comprobantes de Ingreso, en el detalle de valores recibidos, escogemos VOUCHER y continuamos el procedimiento de la manera normal hasta grabar el documento.


2.- En Caja Bancos-depósito escogemos la caja y nos aparece en la parte central un detalle de los valores cobrados con voucher (y otros más), procedemos a marcar los que vamos a enviar al cobro al Banco emisor. En la parte inferior se escoge la tarjeta o Banco que nos tiene que liquidar (en este ejemplo la hemos llamado vouchers por cobrar). No hay que digitar valores porque estos se cargan automáticamente.


3.- Cuando el Banco emisor de la tarjeta me acredite a la cuenta o emita un cheque con la liquidación correspondiente, tenemos que hacer dicho registro en el sistema mediante la opción Caja-Bancos Transferencias. En primer lugar escogemos la cuenta (en este ejemplo vouchers por cobrar) y nos aparecen los vouchers enviados al cobro, lo marcamos con el botón marcar/desmarcar o el botón marcar todos. En la parte inferior escogemos la cuenta bancaria a donde se ha acreditado la liquidación del voucher o a donde enviamos a depositar el cheque recibido. A un costado de esta cuenta se visualiza el valor final o pago neto que recibimos de la tarjeta. En la liquidación que nos hace la tarjeta constan detalladas las retenciones de Renta y de Iva que nos efectúan según la Norma tributaria. También consta la comisión que nos cobran por el servicio. Estos valores se deben digitar en los casilleros respectivos que constan en la parte inferior derecha. Si hubiera un cargo adicional por cualquier concepto se llena en el campo Otros valores.


4.- Quedan 2 pasos todavía, ya que por norma tributaria debemos registrar en el sistema los datos contenidos en las retenciones que nos hizo el banco o tarjeta. Recuerde que solo pusimos el valor de las mismas, falta el registro del documento en sí. El segundo paso igualmente se refiere a la factura que nos emite el Banco o Tarjeta por la comisión, que también hay que registrar ya que inicialmente solo hemos puesto el valor. Para el primer paso abrimos un nuevo documento en Clientes Retenciones y lo primero que debemos hacer es marcar el casillero que dice Bancaria. Al hacerlo cambia automáticamente el nombre del casillero Cliente por Banco, luego llenamos los datos que corresponden, como en la pantalla siguiente:


Finalmente, se ingresa la factura del Banco por la comisión cobrada, tal como se registra cualquier factura por servicio, desde Proveeduría Factura Contable. Aquí solo hay un cambio que hacer: en la parte final del documento se debe marcar una casilla que dice Nota de débito automática y escoger el rubro que corresponde a Comisiones Bancarias.


NOTA: Considerar que debe tener creado el rubro para el débito automático en el ingreso de la factura del Banco. Este es un ejemplo:


Recuerda que en Preferencias locales debes escoger la Cuenta contable (Anticipo a Tarjetas o Comisiones por liquidar TC, etc.) que va a aparecer como débito en el asiento de diario correspondiente a la liquidación que realizaste en el módulo Caja-Bancos Transferencias. Esta cuenta que escoja será la misma que se utilizará en el Rubro de Acreedores (cuadro de arriba). En este caso se utiliza en el haber para que salde contablemente. Muy importante que esta configuración la hagas en las máquinas de las personas que realizan tales registros, ya que son configuraciones específicas para cada máquina